Apuntes Bloque 1

Practica en casa.

Herramientas de análisis rápido sólo en Excel 2013.

Simplemente seleccionando un rango de datos, por ejemplo las cifras de ventas del año, al pie de la selección veras un pequeño cuadrado que al pulsar sobre el mismo te mostrará opciones varias de formato y pulsando sobre cada una de ellas en un instante veras en la pantalla la opción deseada.

Y no solo eso sino que además desde la misma ventana se accede rápidamente a las herramientas de creación de gráficos, tablas, Minigráficos.

* Dato.- ¿Sabías que en un libro de excel puede contener máximo 255 hojas?

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Formato de celdas

Muchas de las opciones para modificar el formato de las celdas, aparte de encontrarlas en la ficha Inicio de la cinta de opciones, puedes acceder a un cuadro de dialogo con más opciones. Seleccionamos el rango de celdas y pulsando sobre ellas el botón secundario del mouse.

Como vemos nos muestra 6 fichas, las cuales describiremos acontinuación:

Número.- Aquí es donde indicamos el tipo de dato que se va a introducir en una o un rango de celdas (número entero, decimal, fecha, texto, etc.)

Alineación.- Opciones para alinear, orientar o ajustar el texto de forma horizontal o vertical dentro de una o varias celdas unidas (combinar celdas).

Fuente.- Opciones para modificar el formato del texto; tipo, color y tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, etc.

Bordes.- Definimos el tipo de lineas que enmarcan o delimitan a las celdas.

Relleno.- Se refiere a las opciones para sombrear o rellenar el fondo de las celdas (color liso, degradado ó tramas).

Proteger.- En ésta ficha encontramos opciones utilizadas en un rango de celdas cuando protegemos nuestra hoja de cálculo.

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Los Comentarios

Un comentario en excel, sirve precisamente para comentar una celda o un rango de celdas combinadas en un cuadro de texto.

Para insertar un comentario,exiten 3 métodos de acceso: primero nos ubicamos en la celda que queramos comentar, con el botón secundario del mouse, en el menú contextual damos clic en la opción insertar comentario.

O bien en la ficha Revisar y pulsamos sobre Nuevo comentario.

Por último presionando las teclas shift + F2.

Podemos configurar que nuestros comentarios sean siempre visibles o se muestren solo cuando pasemos el puntero del mouse, con la opción de mostrar u ocultar comentario.

A la hora de enviar a impresión una hoja, los comentarios se puede imprimir o no si así lo deseas.

Dato: No podemos comentar al mismo tiempo un rango de celdas seleccionado, es un comentario a la vez.

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Validación de datos

El validar el contenido de una celda, es indicar si el valor introducido en una celda es válido, pudiendo mostrar inclusive un mensaje de error personalizado.

Primero seleccionamos el rango de celdas a validar, nos ubicamos en la ficha Datos y pulsamos sobre la opción Validación de datos.

Dependiendo del límite que nosotros queramos establecer al introducir datos, es como vamos a cambiar las variables que se nos muestran.

Dato: Podemos personalizar el texto del mensaje de error que te devuelve excel cuando no se valida el dato ingresado, en la ficha Mensaje de error o el mensaje de entrada de datos antes de ingresar algún dato, que se muestra con sólo pasar el puntero del mouse sobre la celda, desde la pestaña Mensaje de entrada.

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Formato Condicional

El formato condicional, lo aplicaremos cuando queramos resaltar las celdas al ingresar un dato, y éste cumpla con una determinada condición.

De ésta manera podemos facilitar la revisión e identificación de la información al visualizarla en pantalla.

Para ésto debemos seleccionar el rango de celdas al que aplicaremos uno o varios formatos condicionales.

Nos ubicamos en la ficha Inicio, dentro del grupo Estilos, Formato condicional

Desde Resaltar reglas de celdas puedes definir la condición que deben cumplir los datos y el formato de celda y texto a visualizar.

Desde la opción Reglas superiores e inferiores se puede aplicar formato a celdas cuyos valores sean superiores o inferiores a otro valor o que estén por encima o debajo del promedio

Las Barras de datos pueden ayudarte a detectar las cifras mayores y menores.

Las Escalas de color te ayudan a comprender la distribución y la variación de los datos.

Utiliza un Conjunto de iconos para presentar datos en tres a cinco categorías que se distinguen por un valor de umbral.

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Para Proteger Hojas completas o rango de celdas

Dentro de la ficha, Revisar podemos encontrar la opción de proteger hoja, pulsamos en Proteger hoja y nos muestra la siguiente ventana:

Aquí solo basta con ingresar una contraseña (recuerda anotarla en un lugar seguro), y clic en el botón aceptar y ¡Listo!, con ésto ya tenemos protegida nuestra hoja de cálculo completa. 

Para desproteger nuestra hoja basta con pulsar sobre la opción desproteger hoja, nos pide la contraseña, la ingresamos y ¡Listo!, tenemos nuestra hoja de cálculo desprotegida nuevamente.

Para proteger celdas determinadas por el usuario accede a la ficha Revisar y luego Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Desde el cuadro de dialogo que aparece a continuación, pulsa el botón Nuevo y selecciona los rangos de celdas que van a poder ser modificados tras proteger la hoja.

Posteriormente protege la hoja entera y todas las celdas de la hoja estarán protegidas a excepción de los rangos seleccionados.

La otra manera es la que vimos en clase, utilizando el botón secundario del mouse sobre el rango de celdas que deben estar desprotegidas y en menú contextual accedemos a la opción Formato de celda y en la pestaña Proteger, debemos desmarcar la opción de Bloqueada y ¡Listo!, ahora solo nos queda proteger la hoja y todo estará protegido, menos el rango de celdas al que le desmarcamos la opción de bloqueada.

Dato: Puedes mover una celda o rango de celdas entre las hojas de un libro, basta con seleccionar la celda o rango de celdas y pulsar la tecla alt y así arrastrarla a otra hoja dentro del mismo libro.

TIP: Repasa en casa lo visto en clase. 

Saludos y nos veremos en otra divertida clase, realizando la siguiente práctica, creada pensando en ustedes.